Ứng dụng phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng: Tiện cho công chứng viên, lợi cho người dân

(LSO) – Từ cuối năm 2018 đến nay, nhờ phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng (CSDLCC), việc tra cứu thông tin liên quan đến hợp đồng giao dịch đối với công chứng viên đã được thuận lợi hơn; tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch cũng không phải chờ đợi kết quả lâu như trước.

Thực hiện Quyết định 1093 ngày 12/6/2018 của UBND tỉnh về việc phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết xây dựng, triển khai CSDLCC các loại hợp đồng giao dịch và dữ liệu ngăn chặn trên địa bàn tỉnh, Sở Tư pháp Lạng Sơn đã chỉ đạo các tổ chức hành nghề công chứng tham gia kết nối phần mềm CSDLCC và đưa vào sử dụng chính thức từ ngày 1/12/2018. Theo đó, từ khi sử dụng đến nay, 6 tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh đã cập nhật được trên 24.000 hợp đồng giao dịch vào CSDLCC.

Ứng dụng phần mềm CSDLCC, công chứng viên chỉ cần thực hiện vài thao tác trên máy tính là có thể tra cứu được thông tin chính xác về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin về dữ liệu ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng… giúp cho quá trình thực hiện công chứng được nhanh hơn.

Nhân viên Phòng Công chứng số 1 tỉnh hướng dẫn công dân hoàn thiện hồ sơ công chứng

Bà Ngô Thị Ngọc Hà, Phó Trưởng phòng phụ trách Phòng Công chứng số 1 (Sở Tư pháp tỉnh) cho biết: Trước đây, khi chưa có phần mềm, chúng tôi phải thực hiện tra cứu thông tin sổ sách, văn bản và các thông tin liên quan bằng phương pháp thủ công, lật từng quyển sổ, từng bộ hồ sơ hoặc từng trang giấy. Hai năm qua, hoạt động công chứng thuận lợi hơn, đơn giản hóa các thao tác nghiệp vụ giúp chúng tôi tra cứu thuận tiện, rút ngắn thời gian thực hiện công chứng. Ví dụ khi công dân đến yêu cầu công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, qua hệ thống CSDLCC, chúng tôi chỉ click chuột máy tính trong vài phút, thậm chí vài giây là có thể tra cứu đầy đủ thông tin về mảnh đất, lịch sử công chứng và có thông tin ngăn chặn về tài sản hay không. Từ khi sử dụng phần mềm đến nay, phòng đã công chứng hơn 5.000 hợp đồng giao dịch các loại, đảm bảo 100% hợp đồng công chứng được cập nhật trên CSDLCC và đảm bảo tính an toàn pháp lý.

Không chỉ giúp ích cho cán bộ, cơ quan công chứng, phần mềm CSDLCC còn đẩy nhanh quá trình công chứng 1 hợp đồng giao dịch, rút ngắn thời gian chờ đợi công chứng cho tổ chức, cá nhân. Chị Vy Thị Phương Hạnh, nhân viên Văn phòng Nhà đất Lạng Sơn, thành phố Lạng Sơn cho biết: Tôi thường xuyên thực hiện việc công chứng các hợp đồng giao dịch về đất đai của văn phòng. Trước đây, việc công chứng còn nhiều phức tạp, phải chờ cán bộ xử lý tương đối lâu, có lúc lên tới vài ngày mới được nhận kết quả. Hai năm gần đây, việc này nhanh chóng hơn, nếu hồ sơ hợp lệ thì được trả kết quả ngay trong ngày hoặc nhanh thì trong 1 buổi.

Ông Nguyễn Minh Chí, Trưởng Phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp cho biết: Để hạn chế sai sót trong hoạt động công chứng, ngăn chặn kịp thời việc công chứng các loại tài sản đang tranh chấp, liên quan đến công tác thi hành án dân sự, một tài sản giao dịch nhiều lần được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng khác nhau… từ năm 2018 đến nay, Sở Tư pháp đã tiếp nhận và đăng tải 340 thông tin ngăn chặn từ các cơ quan thi hành án, Sở Tài nguyên và Môi trường, Công an tỉnh… lên CSDLCC. Nhờ đó, các tổ chức hành nghề công chứng phát hiện và ngăn chặn sớm các giao dịch dân sự không đúng pháp luật, giảm thiểu rủi ro nghề nghiệp trong hoạt động công chứng, đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng giao dịch, phòng ngừa tranh chấp, góp phần bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.

Để việc quản lý các hoạt động công chứng, chứng thực được thống nhất, ngặn chặn nguy cơ lừa đảo, đảm bảo an toàn, thuận lợi cho hoạt động công chứng, chứng thực của các tổ chức hành nghề công chứng, thời gian tới, Sở Tư pháp tiếp tục phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài chính nghiên cứu nâng cấp, mở rộng hệ thống CSDLCC đến các cơ quan có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch như phòng tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh.