Thủ tục hành chính lĩnh vực công chứng: Đơn giản hoá, tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân

(LSO) – Công chứng là một trong những thủ tục hành chính (TTHC) phổ biến đối với các tổ chức và người dân. Hiện nay, tỉnh Lạng Sơn có 43 TTHC lĩnh vực công chứng, trong đó có 31 TTHC của Sở Tư pháp, 12 TTHC thuộc thẩm quyền của Phòng công chứng số 1. Thời gian qua, ngành chức năng của tỉnh đã và đang nỗ lực đơn giản hóa TTHC trong lĩnh vực công chứng, tạo thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân.

Ông Nguyễn Minh Chí, Trưởng Phòng Hành chính Tư pháp và Bổ trợ Tư pháp, Sở Tư pháp cho biết: Để góp phần thực hiện hiệu quả công tác cải cách TTHC của sở nói chung và TTHC trong lĩnh vực công chứng nói riêng, thời gian qua, chúng tôi thường xuyên xây dựng kế hoạch rà soát TTHC lĩnh vực công chứng, thực hiện cắt giảm thời gian giải quyết đối với 22 TTHC thuộc lĩnh vực công chứng, đạt tỷ lệ 15%; thực hiện tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích… Từ đó, tiết kiệm chi phí, thời gian đi lại cho các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân; góp phần khuyến khích cá nhân, tổ chức thực hiện TTHC, phát triển đội ngũ công chứng viên trên địa bàn tỉnh.

Người dân thực hiện chứng thực sổ hộ khẩu tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh

Hiện nay, theo nội dung Phương án đơn giản hóa TTHC trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm giải quyết của Sở Tư pháp, UBND cấp huyện (ban hành kèm theo Quyết định số 2172/QĐ-UBND ngày 31/10/2018 của Chủ tịch UBND tỉnh), 22/31 TTHC thuộc lĩnh vực công chứng đã được đơn giản hóa, giảm thời hạn giải quyết, tiết kiệm chi phí tuân thủ TTHC cho các cá nhân, tổ chức. Ví dụ như thủ tục đăng ký tập sự hành nghề công chứng giảm thời hạn giải quyết từ 7 ngày xuống còn 5 ngày làm việc, tiết kiệm 302.925 đồng/năm; thủ tục đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng giảm thời hạn giải quyết từ 15 ngày xuống còn 12 ngày làm việc, tiết kiệm 476.025 đồng/năm;… Việc kiểm tra, thẩm định để giải quyết các TTHC này được thực hiện thông qua hồ sơ, không phải đi thẩm định thực tế, đồng thời có thể ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình xem xét hồ sơ, do vậy có thể rút ngắn thời gian thực hiện TTHC.

Còn tại Phòng công chứng số 1, hiện có 12 TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết, liên quan mật thiết đến nhu cầu của người dân. Từ tháng 1/2019, Phòng công chứng số 1 đã được chuyển về Trung tâm Phục vụ hành chính công tại phố Dã Tượng, phường Chi Lăng, thành phố Lạng Sơn. Hiện nay, do có sự chồng chéo trong quy định của pháp luật nên các TTHC lĩnh vực công chứng của phòng chưa có sự đơn giản hóa song cơ quan chức năng đã nỗ lực đẩy nhanh tiến độ giải quyết thủ tục để tạo thuận lợi cho người dân.

Bà Ngô Thị Ngọc Hà, Phó Trưởng phòng Công chứng số 1 chia sẻ: Trước kia, khi còn ở trụ sở cũ, cán bộ ít, số lượng người dân đến giao dịch nhiều nên chúng tôi không giải quyết nhanh được, trung bình mỗi hợp đồng, người dân thường phải chờ 1 tiếng. Nhưng hiện nay, cán bộ nhiều hơn nên người dân khi đến công chứng chỉ mất 30 phút chờ đợi.

Việc thực hiện đơn giản hóa, cắt giảm thời hạn giải quyết TTHC lĩnh vực công chứng tại Sở Tư pháp và Phòng Công chứng số 1 đã góp phần giúp các tổ chức và công dân không phải đi lại nhiều lần, tiết kiệm thời gian giải quyết TTHC, củng cố niềm tin của người dân đối với các cơ quan nhà nước. Chị Nguyễn Thị Thanh, khối 8, phường Đông Kinh, thành phố Lạng Sơn cho biết: “Tôi vừa chuyển nhà bị mất giấy khai sinh của con trai nên phải làm hồ sơ để xin cấp lại giấy khai sinh cho con. Có một số giấy tờ cần công chứng nên tôi mang ra Trung tâm Phục vụ hành chính công để công chứng, tôi thấy thời gian giải quyết rất nhanh, cán bộ nhiệt tình tôi rất hài lòng”.

Bằng những giải pháp tích cực, các cơ quan chức năng của tỉnh đã và đang từng bước đơn giản hóa các TTHC lĩnh vực công chứng tạo thuận lợi cho tổ chức, người dân, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao sự hài lòng của người dân đối với cơ quan hành chính trên địa bàn toàn tỉnh. Thời gian tới, Sở Tư pháp và Phòng Công chứng số 1 sẽ tiếp tục nghiên cứu các phương án để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt đơn giản hóa các TTHC lĩnh vực công chứng, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp.