Số hóa tài liệu lưu trữ điện tử: Cải cách quy trình quản lý, khai thác văn bản

(LSO) – Thời gian gần đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào công tác lưu trữ tài liệu lịch sử của tỉnh đã góp phần cải cách đáng kể quy trình quản lý, tra cứu và khai thác tài liệu lưu trữ trong nội bộ Chi cục Văn thư lưu trữ (VTLT) tỉnh và các tổ chức, cá nhân có nhu cầu.

Có mặt tại Chi cục VTLT tỉnh vào một ngày đầu tháng 12/2019, chúng tôi chứng kiến các lưu trữ viên khi tra cứu tài liệu lưu trữ đã không còn phải lần tìm ở từng giá tài liệu giấy theo cách thủ công như trước mà ngồi trước máy tính, thao tác cú nhấp chuột trên phần mềm “Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử” (phần mềm quản lý sồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử) là có thể tìm thấy đầy đủ hồ sơ, file tài liệu chỉ trong vài giây đồng hồ. Chị Hoàng Thị Mai Hương, lưu trữ viên, Chi cục VTLT tỉnh cho biết: Nếu như trước đây phải mất 1 hoặc 2 tiếng, thậm chí là vài ngày để tìm một tài liệu giấy thì bây giờ chỉ từ vài giây đến vài phút là tìm thấy tài liệu điện tử qua phần mềm. Không chỉ tra cứu nhanh mà việc chia sẻ thông tin tài liệu điện tử cũng thuận lợi, nhanh chóng, chính xác chứ không nhất thiết phải luân chuyển tài liệu giấy như trước”.

Cán bộ Chi cục Văn thư lưu trữ quét tài liệu vào phần mềm số hóa văn bản lưu trữ điện tử

Chi cục VTLT tỉnh đang lưu trữ hồ sơ, tài liệu của 32 cơ quan, tổ chức hành chính của tỉnh từ năm 1945 đến nay với tổng số trên 40.000 hồ sơ, tương đương 800 mét giá tài liệu, gần 3.000.000 tờ tài liệu. Với khối lượng hồ sơ, tài liệu khổng lồ như trên trong khi không gian, diện tích của kho lưu trữ của chi cục đã không đáp ứng được yêu cầu cho việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu nền giấy nên những năm vừa qua, phần lớn các hồ sơ, tài liệu bị lưu trữ phân tán tại các cơ quan, tổ chức dẫn đến nguy cơ hư hỏng hoặc thất thoát. Khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ lớn còn làm cho công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ gặp nhiều khó khăn.

Trước thực tế đó, năm 2018, UBND tỉnh ban hành Quyết định phê duyệt Đề án “Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và thu thập hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ lịch sử tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2018 – 2025”. Theo đó, tháng 10/2019, hệ thống quản lý sồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử đã đưa vào hoạt động chính thức. Sau một thời gian ngắn ứng dụng, phần mềm đã và đang tạo lập dữ liệu, số hóa tài liệu lưu trữ được 2/32 phông tài liệu của 2 cơ quan. Bước đầu phần mềm đã phát huy hiệu quả rõ rệt, không chỉ tạo thuận lợi cho quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Chi cục VTLT tỉnh mà còn thuận lợi tối đa cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu thực hiện TTHC về tra cứu, khai thác tài liệu. Bà Mạc Thị Cúc, Phó Chi cục trưởng Chi cục VTLT tỉnh cho biết: Phần mềm chuyển hóa văn bản lưu trữ từ nền giấy sang file điện tử đã có những tác động tích cực như: rút ngắn thời gian quản lý, tra cứu tài liệu; tăng hiệu suất lao động, tiết kiệm tối đa nhân lực làm nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu; giảm khối lượng tài liệu giấy; tiết kiệm chi phí in ấn, phô tô tài liệu và vận chuyển văn bản và chi phí chỉnh lý, bảo quản tài liệu. Cùng đó là giúp việc quản lý tài liệu lưu trữ được thống nhất, khoa học; rút ngắn thời gian thống kê, truy xuất.

Với tổ chức, cá nhân thì hệ thống góp phần đẩy nhanh tiến độ giải quyết hồ sơ và trả kết quả sớm. Từ đầu năm 2019 đến nay, chi cục tiếp nhận, trả kết quả 101 hồ sơ TTHC đề nghị khai thác tài liệu. Hai tháng gần đây, tổ chức, cá nhân được trả kết quả sớm hơn so với trước từ 2 đến 3 ngày. Có trường hợp chỉ trong 1 buổi hoặc 1 ngày đã được trả kết quả, có tài liệu giúp cho việc khai thác, sử dụng tài liệu kịp thời, nhanh chóng.

Để đảm bảo thực hiện đúng lộ trình, hiệu quả việc triển khai thực hiện, Sở Nội vụ đang phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các huyện, thành phố hoàn thiện trục liên thông đồng bộ cơ sở dữ liệu văn bản lưu trữ cơ quan về lưu trữ lịch sử tỉnh, sẵn sàng tích hợp vào cơ sở dữ liệu lưu trữ quốc gia vào năm 2025; tiếp tục đề nghị Chi cục VTLT tỉnh khai thác, sử dụng hiệu quả phần mềm phục vụ cho công tác chuyên môn tại đơn vị.