Quản lý văn bản và hồ sơ điện tử

Bộ Nội vụ đang dự thảo Thông tư quy định quản lý văn bản và hồ sơ điện tử. Dự thảo quy định rõ về giá trị pháp lý của văn bản điện tử. Theo đó, văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Văn bản số hóa được xác thực bằng chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện việc số hóa có giá trị như văn bản đã được số hóa. Bản gốc văn bản điện tử có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau.

Trường hợp một văn bản được ban hành ở hai định dạng giấy và điện tử thì hai bản này đều là bản gốc và có giá trị như nhau. Bản sao văn bản điện tử đáp ứng đầy đủ thủ tục và thể thức theo quy định có giá trị pháp lý.

Theo dự thảo, nguyên tắc quản lý văn bản điện tử đến là tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào hệ thống, xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ, xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản. Giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định.

Cơ quan, tổ chức nhận được văn bản có trách nhiệm thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã nhận văn bản.

Khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân được giao chủ trì có trách nhiệm tổ chức giải quyết. Căn cứ danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản có trách nhiệm cấp mã hồ sơ cho văn bản đến. Đối với văn bản đến không cần lập hồ sơ thì không phải cấp mã hồ sơ cho văn bản.

Đối với văn bản điện tử đi, dự thảo nêu rõ, tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào hệ thống. Văn bản phải được chuyển giao đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết. Đảm bảo văn bản được chuyển giao an toàn trong môi trường mạng.

Mời bạn đọc xem toàn văn dự thảo và góp ý tại đây.