Nâng chất lượng điều hành nhờ eoffice

Lãnh đạo và chuyên viên Văn phòng HĐND & UBND thành phố Lạng Sơn khai thác hệ thống phần mềm eOffice trong chuyển, nhận văn bản

Chị Hoàng Minh Thảo, Phó chánh Văn phòng HĐND&UBND thành phố Lạng Sơn cho biết: so với cách đây 3 năm thì việc chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố đi vào chuyên nghiệp, hiện đại hơn. Trước đó, 1 công văn chỉ đạo của UBND thành phố khi gửi qua đường bưu điện thì mấy ngày sau, các cơ quan, đơn vị mới nhận được và thực hiện. Sau đó, các cơ quan, đơn vị lại gửi báo cáo đến UBND thành phố qua đường bưu điện thì cũng mất vài ngày. 3 năm nay, thành phố ứng dụng phần mềm eoffice nên sau khi nhấn lệnh gửi văn bản thì vài giây sau, tất cả các cơ quan, đơn vị có thể nhận được văn bản và tổ chức thực hiện ngay. Nhờ đó, việc chỉ đạo, điều hành được thực hiện kịp thời, nhanh chóng hơn.

Trung bình mỗi ngày, Văn phòng HĐND&UBND thành phố gửi đi từ 30 – 40 văn bản và nhận khoảng 50 văn bản đến. Từ năm 2012 đến nay, hơn 20.000 văn bản đi, gần 25.000 văn bản đến được thực hiện trên eoffice. Con số trên tăng khoảng 50% số văn bản đi, đến thực hiện qua eoffice so với những năm từ 2009 – 2011.

Được biết, năm 2009, phần mềm văn phòng điện tử eoffice được triển khai áp dụng tại thành phố. Tuy nhiên, việc ứng dụng chưa triệt để, rộng rãi; các cơ quan, đơn vị không khai thác hết các tính năng. Đa số văn bản của HĐND, UBND thành phố gửi đi được thực hiện trên phần mềm. Chỉ có một số ít cơ quan, đơn vị gửi văn bản đến qua hệ thống eoffice mà chủ yếu vẫn gửi văn bản giấy qua đường bưu điện hoặc cử cán bộ mang đến bộ phận văn thư Văn phòng.

Từ năm 2012 đến nay, do chú trọng ứng dụng nên phần mềm eoffice phát huy hiệu quả, giúp cho việc chỉ đạo, điều hành của hệ thống chính quyền thành phố được nhịp nhàng, thuận lợi hơn. Các văn bản chỉ đạo, điều hành của HĐND, UBND thành phố khi gửi đi qua phần mềm chỉ trong vài giây, tất cả các phòng, ban và UBND 8 xã, phường cùng lúc nhận được file điện tử để triển khai, tổ chức thực hiện. Thời gian này nhanh hơn từ 2 – 3 ngày so với việc gửi bằng văn bản giấy qua đường bưu điện như trước. Không chỉ nhanh về thời gian, mỗi cơ quan, đơn vị cũng tiết tiết kiệm được chi phí văn phòng phẩm, bưu chính; công sức lao động của 1 cán bộ văn thư chuyển, nhận văn bản theo cách truyền thống.

Ông Chu Đức Thịnh, Chủ tịch UBND xã Quảng Lạc cho biết: “Nhờ eoffice, chúng tôi ngồi tại văn phòng cũng nhận được các ý kiến chỉ đạo kịp thời từ cấp trên. Các văn bản sau khi được nhận sẽ được xử lý ngay. Do được lưu trữ dữ liệu trên máy nên việc tra cứu thông tin, nội dung văn bản cũng rất dễ dàng, nhanh chóng, không tốn công sức tìm kiếm văn bản giấy lưu trong tủ hồ sơ. Hiện nay, cán bộ văn phòng UBND đã được khởi tạo tài khoản. Để thuận lợi hơn cho công tác, chúng tôi đang đề nghị UBND thành phố cấp thêm tài khoản cho chủ tịch và phó chủ tịch UBND xã”.

Với những tiện ích mà phần mềm eoffice mang lại đã giúp cho công tác tại các văn phòng, công sở trên địa bàn thành phố Lạng Sơn hoạt động ngày càng tiện lợi, hiệu quả. Do đó, việc cấp tài khoản sử dụng phần mềm ngày càng tăng. Tính đến nay, thành phố đã cấp 283 tài khoản eoffice cho cán bộ, công chức, viên chức các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp và UBND các xã, phường (tăng hơn 60% so với năm 2009). Lãnh đạo Văn phòng HĐND & UBND thành phố cho biết thêm: để hệ thống chính quyền thành phố hoạt động nhịp nhàng, chuyên nghiệp hơn, thời gian tới, đơn vị tiếp tục khởi tạo thêm nhiều tài khoản cho cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị; phấn đấu mọi giao dịch hành chính giữa cán bộ với nhau đều thực hiện bằng giao dịch điện tử.