Nâng cao chất lượng hoạt động công chứng

– Hiện nay, nhu cầu của các tổ chức, cá nhân về công chứng ngày càng cao. Do đó, Sở Tư pháp đã có nhiều biện pháp để nâng cao chất lượng hoạt động này trên địa bàn tỉnh.

Theo thống kê của Sở Tư pháp, số lượng việc công chứng, chứng thực ngày càng cao, tăng dần qua các năm. Đơn cử năm 2020, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh tiếp nhận và giải quyết được 29.688 việc công chứng, chứng thực các loại (trong đó: 12.961 việc công chứng; 16.727 việc chứng thực), tăng 9.444 việc so với năm 2019. Tổng số tiền đã nộp ngân sách Nhà nước hơn 780 triệu đồng.

Được thành lập từ năm 1991, Phòng Công chứng số 1 tỉnh ngày càng đổi mới, nâng cao chất lượng hoạt động, thái độ phục vụ Nhân dân. Hiện nay, trung bình một ngày phòng thực hiện công chứng, chứng thực từ 10 đến 15 hợp đồng, giao dịch dân sự. Trong đó, chủ yếu là công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho nhà ở và quyền sử dụng đất; công chứng di chúc, công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền…

Công chứng viên Văn phòng Công chứng Hoàng Thị Thúy Dung, phường Tam Thanh, thành phố Lạng Sơn hướng dẫn công dân hoàn thiện hồ sơ công chứng

Chị Hoàng Kim Dung, nhân viên Công ty Cổ phần Đại Dương Invest, thành phố Lạng sơn cho biết: Công ty kinh doanh lĩnh vực tư vấn, môi giới, đấu giá bất động sản, đấu giá quyền sử dụng đất, do đó tôi thường xuyên đến phòng công chứng để giao dịch, một năm, tôi thực hiện từ 40 đến 50 hợp đồng. Tôi rất yên tâm tin tưởng khi thực hiện công chứng tại đây, cán bộ hướng dẫn nhiệt tình, hồ sơ của tôi được giải quyết nhanh chóng, đúng giá niêm yết theo quy định của pháp luật.

Thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, các văn phòng công chứng tư nhân ra đời đã góp phần tạo thuận lợi cho người dân, cá nhân, doanh nghiệp. Từ đó, giảm tải áp lực cho phòng công chứng Nhà nước, tạo sự cạnh tranh lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng. Từ năm 2010 đến nay, toàn tỉnh có thêm 5 văn phòng công chứng, nâng tổng số các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh lên 6 tổ chức với 12 công chứng viên.

Là văn phòng công chứng tư nhân đầu tiên thành lập trên địa bàn tỉnh, bà Hoàng Thị Thúy Dung, Trưởng Văn phòng Công chứng Hoàng Thị Thúy Dung, phường Tam Thanh, thành phố Lạng Sơn cho biết: Văn phòng thành lập từ năm 2010, hiện nay có 2 công chứng viên, 13 nhân viên. Trung bình một năm, chúng tôi tiếp nhận, giải quyết gần 3.000 hợp đồng công chứng, chứng thực, nộp ngân sách Nhà nước trên 140 triệu đồng. Để nâng cao chất lượng hoạt động công chứng, văn phòng quan tâm đầu tư trang thiết bị, nâng cao năng lực nhân viên, đảm bảo các hoạt động công chứng đúng quy định của pháp luật.

Đặc biệt, để đổi mới trong quản lý hoạt động công chứng, chứng thực, Sở Tư pháp đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng. Từ tháng 1/2021, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh chính thức sử dụng phần mềm Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực. Ông Nguyễn Minh Chí, Trưởng Phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp cho biết: Nhờ thực hiện phần mềm chúng tôi dễ dàng quản lý, nắm được số lượng hợp đồng công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh. Đồng thời, thường xuyên đăng tải, cập nhật những thông tin ngăn chặn lên phần mềm để hạn chế sai sót trong hoạt động công chứng; kịp thời ngăn chặn các loại tài sản đang tranh chấp, liên quan đến công tác thi hành án dân sự, tránh xảy ra trường hợp một tài sản giao dịch nhiều lần được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng khác nhau… Từ đầu năm 2021 đến nay, chúng tôi đã đăng tải 55 thông tin dữ liệu ngăn chặn lên phần mềm.

Nhằm nâng cao năng lực cho đội ngũ công chứng viên, định kỳ hằng năm, Sở Tư pháp tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng kiến thức pháp luật về công chứng, chứng thực. Từ năm 2020 đến nay, sở đã tổ chức 7 hội nghị tập huấn nghiệp vụ, bồi dưỡng kiến thức pháp luật về công chứng, chứng thực cho hơn 500 lượt công chứng viên, công chức tư pháp – tộ tịch cấp xã trên địa bàn tỉnh. Tại các hội nghị, đại biểu tham gia thảo luận, được giải đáp các vướng mắc phát sinh trong hoạt động công chứng, chứng thực. Qua đó, nâng cao hiểu biết pháp luật, kỹ năng nghiệp vụ về công chứng, chứng thực, từ đó, góp phần đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng giao dịch, các giấy tờ công chứng, chứng thực.

Ngoài ra, công tác thanh tra, kiểm tra đối với lĩnh vực công chứng đã được cơ quan chức năng quan tâm thực hiện thường xuyên. Hằng năm, Sở Tư pháp đều xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra, trong đó có nội dung về công chứng, mỗi năm kiểm tra 2 – 3 tổ chức hành nghề công chứng. Qua kiểm tra, kịp thời rút kinh nghiệm và chấn chỉnh khắc phục hạn chế, sai sót, từ đó nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng thực hiện các việc công chứng, bảo đảm hoạt động công chứng đúng quy định của pháp luật.

Có thể nói, hoạt động công chứng ngày càng đáp ứng nhu cầu của các tổ chức, cá nhân, góp phần tích cực vào sự phát triển kinh tế – xã hội của tỉnh. Hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh ổn định, các yêu cầu về công chứng hợp đồng, giao dịch được tiếp nhận và giải quyết nhanh gọn, đúng thời hạn, trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật. Từ năm 2015 đến nay, trên địa bàn tỉnh chưa nhận được khiếu nại, tố cáo nào của cá nhân, tổ chức về hành vi vi phạm của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng trong việc hành nghề công chứng