Khai thác ứng dụng Zalo: Góp phần cải cách hành chính

(LSO) – Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) nói chung và sử dụng mạng xã hội Zalo trong giải quyết công việc ngày càng được các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh tăng cường sử dụng. Qua đó, góp phần hạn chế việc họp hành, việc gửi công văn, giấy mời và giảm thiểu việc in ấn tài liệu, tiết kiệm ngân sách.

Theo thông tin từ Phòng Văn hóa – Thông tin (VHTT) huyện Lộc Bình, trên địa bàn huyện hiện nay có 35 nhóm Zalo của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp, UBND các xã, thị trấn. Trung bình mỗi đơn vị có một nhóm. Bà Đỗ Thanh Hà, Phó Trưởng Phòng VHTT huyện cho biết: Để tiện cho công việc, Phòng VHTT huyện cũng lập 1 nhóm Zalo. Trước đây chưa có nhóm Zalo, mỗi khi cần triển khai một công việc như họp phòng, đi công tác…, chúng tôi đều phải viết thông báo trên bảng, quán triệt hoặc gọi điện đến từng người. Giờ có nhóm Zalo, cơ quan có việc gì hoặc tổ chức họp hành thì chỉ cần thông báo trên nhóm, mọi thông tin sẽ tức khắc được từng thành viên biết, trao đổi và phản hồi kịp thời.

Lãnh đạo phòng Văn hoá – Thông tin huyện Lộc Bình gửi văn bản chỉ đạo của huyện trên nhóm Zalo phòng

Sở Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT) là một trong những đơn vị tích cực sử dụng phần mềm Zalo trong quản lý, điều hành công việc. Hiện nay, sở có khoảng 20 nhóm Zalo trao đổi công việc chuyên môn. Đây được xem là kênh thông tin hữu ích và nhanh chóng trong chỉ đạo điều hành nội bộ ở đơn vị. Ông Bế Đoàn Trọng, Chánh Văn phòng Sở GD&ĐT cho biết: Ngoại trừ những thông tin, văn bản mật, còn lại tất cả những thông tin, công việc như: gửi văn bản, hình ảnh, thông báo họp hành hoặc triển khai một công việc cụ thể…, chúng tôi đều chia sẻ, trao đổi qua ứng dụng Zalo một cách nhanh chóng, thuận tiện. Qua việc trao đổi trực tiếp trên Zalo đã giúp đơn vị hạn chế việc họp hành. Việc gửi công văn, giấy mời, thông báo theo cách truyền thống cũng được giảm thiểu, góp phần giảm gần 100% chi phí văn phòng phẩm.

Mặc dù chưa có số liệu thống kê đầy đủ, tuy nhiên, qua nắm bắt, chúng tôi được biết hiện nay, trên địa bàn toàn tỉnh, hầu hết các cơ quan, đơn vị đều sử dụng từ 1 hoặc 2 nhóm Zalo trở lên để phục vụ việc trao đổi công việc. Nhóm Zalo thường được thành lập ở cấp cơ quan, đơn vị và tổ chức trực thuộc… Như vậy, có thể thấy Zalo đang trở thành công cụ hữu hiệu được áp dụng rộng rãi trên địa bàn toàn tỉnh. Với tính năng dễ sử dụng, truyền tải dữ liệu (tin nhắn, hình ảnh, video, âm thanh…) nhanh chóng trên môi trường mạng nên cùng với sử dụng hộp thư điện tử công vụ thì nhiều CBCCVC tích cực sử dụng Zalo trao đổi công việc. Bên cạnh đó, Zalo cũng giúp ích trong việc soạn thảo, góp ý hoàn thiện các văn bản được thuận tiện, không mất nhiều thời gian. Ngoài ra, Zalo cũng là công cụ đắc lực giúp các bộ phận chuyên môn xin ý kiến lãnh đạo phê duyệt các văn bản chỉ đạo, thông báo kết luận cuộc họp… khi lãnh đạo bận họp hoặc đi công tác.

Ông Nguyễn Trọng Hùng, Trưởng phòng CNTT, Sở Thông tin và Truyền thông cho biết: Zalo là mạng xã hội cung cấp miễn phí cho người dùng, từng tổ chức, cá nhân có thể tự tải và cài đặt phần mềm, tạo lập nhóm do vậy, tính bảo mật không cao. Việc sử dụng Zalo thông thường chưa nằm trong quản lý của các cơ quan chuyên môn Nhà nước nên nếu có tình trạng vi phạm hoặc đăng tải những thông tin sai trái thì rất khó để xử lý. Thời gian tới, chúng tôi sẽ nghiên cứu tham mưu cho lãnh đạo sở có những hướng dẫn giúp các cơ quan đơn vị sử dụng đúng và hiệu quả phần mềm Zalo cho các công việc hành chính Nhà nước. Chúng tôi khuyến cáo người sử dụng cần tìm hiểu về quy định của Zalo khi tải về dùng. Khi trao đổi công việc, chuyển dữ liệu qua Zalo, các tổ chức, cá nhân, nhất là CBCCVC cần lưu ý tính bảo mật để không lộ lọt thông tin, đảm bảo an toàn, an ninh mạng; cùng với sử dụng Zalo, cần sử dụng song hành cả hộp thư công vụ (16.000 tài khoản) đã được cấp vào trao đổi công việc.

Có thể thấy, việc ứng dụng Zalo trong giải quyết công việc hành chính mang lại hiệu quả rất rõ rệt. Để ứng dụng này được sử dụng rộng rãi hơn, đáp ứng tốt yêu cầu công việc, đồng thời, đảm bảo an toàn thông tin mạng… thì các cơ quan, tổ chức, cá nhân cần tuân thủ đúng quy định và khuyến cáo của cơ quan chuyên môn khi sử dụng.