Hiệu quả từ một sáng kiến

Chuyên viên Phòng Cơ yếu – Công nghệ thông tin, Văn phòng Tỉnh ủy kiểm tra hệ thống vận hành máy chủ mạng thông tin diện rộng của Đảng

Hệ thống sao lưu văn bản được thiết lập

Trước khi sáng kiến này ra đời, MTTDR của Đảng chưa có hệ thống sao lưu văn bản, gây khó cho người sử dụng nhất là với người sử dụng tại đảng ủy cấp xã. Do không có hệ thống sao lưu văn bản nên khi gặp sự cố kỹ thuật thì đảng ủy cấp xã không thể truy cập vào hộp thư, khai thác những dữ liệu đã được lưu trữ trong quá trình giao dịch điện tử trước đó. Từ hạn chế này, việc sử dụng, khai thác, quản lý vận hành MTTDR của Đảng còn kém hiệu quả.

Ông Lê Anh Tài, Phó trưởng Phòng CY-CNTT, Văn phòng Tỉnh ủy cho biết: Năm 2016, tôi đã nghiên cứu thiết lập hệ thống sao lưu dữ liệu trên hệ thống MTTDR của Đảng. Đây là hệ thống sao lưu có thể cập nhật thường xuyên từng giây, từng phút các văn bản đi, đến trên hệ thống MTTDR của Đảng từ Tỉnh ủy đến đảng ủy cấp xã. Khi sao lưu, các cơ sở dữ liệu luôn được đồng bộ với nhau giúp người sử dụng tạo được bản sao giống hệt dữ liệu bản gốc. Kỹ thuật này còn được sử dụng để bảo vệ, tránh để mất mát cơ sở dữ liệu trước đó, góp phần đảm bảo an toàn thông tin và đem lại nhiều tiện ích cho người sử dụng.

Tính đến thời điểm này, toàn tỉnh có 203 đảng ủy xã, phường, thị trấn kết nối MTTDR của Đảng. Trong đó, 159 đơn vị đã áp dụng sáng kiến. Sau khi áp dụng, kỹ thuật này được nhiều người sử dụng tại đảng ủy cấp xã đánh giá cao. Ông Hoàng Văn Nghịch, Bí thư Đảng ủy xã Xuân Mãn (Lộc Bình) cho biết: Nhờ có hệ thống sao lưu tại MTTDR của Đảng, trong trường hợp có sự cố về đường truyền, lỗi ổ cứng, chúng tôi vẫn có thể tìm kiếm, tra cứu, xử lý thông tin trên các cơ sở dữ liệu bản sao tại máy tính của đảng ủy. So với trước đây thì hệ thống cho phép người dùng tiện lợi hơn trong quá trình ứng dụng như: không bị ách tắc công việc, giảm thời gian tra cứu thông tin, văn bản.

Sắp xếp tài liệu khoa học, hợp lý

Trung bình mỗi năm, MTTDR của Đảng xử lý khoảng 30.000 văn bản đến và gần 80.000 văn bản đi. Riêng 6 tháng đầu năm 2017, MTTDR của Đảng ở Lạng Sơn đã xử lý 14.368 văn bản đến, 37.168 văn bản đi. Trước khi đề tài sáng kiến này ra đời thì MTTDR của Đảng xử lý văn bản bằng các chức năng đơn giản, không khoa học, chưa phù hợp với công việc và đặc thù của các cơ quan đảng. Cụ thể là các dữ liệu được gửi đi hoặc gửi đến qua thư điện tử được quản lý và lưu trữ ở 2 thư mục duy nhất là “thư đến”, “thư đã gửi”. Trong thư mục “thư đến” là nơi lưu trữ toàn bộ các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy cấp trên, không được phân loại, chứa cả những dữ liệu dư thừa, hết giá trị, không tạo lập được kho dữ liệu khoa học gây nhiều khó khăn trong tìm kiếm, tra cứu thông tin. Sáng kiến này ra đời đã tạo lập một cơ sở dữ liệu lưu trữ đầy đủ, linh hoạt, khoa học cho mỗi đơn vị sử dụng. Cụ thể là hệ thống đã phân loại dữ liệu gửi đến trên thư mục “thư đến” một cách tự động, khoa học như: lưu trữ theo từng năm, theo từng mục chỉ thị, nghị quyết, quyết định, thông báo…

Bà Nông Thanh Thủy, Chuyên viên quản trị mạng, Huyện ủy Cao Lộc cho biết: Huyện Cao Lộc có 19/23 đảng ủy cấp xã kết nối MTTDR của Đảng và áp dụng sáng kiến. Sau hơn 1 năm ứng dụng sáng kiến, chúng tôi và những người sử dụng ở các ban xây dựng Đảng của Huyện ủy và ở đảng ủy cấp xã dễ dàng quản lý, khai thác, tìm kiếm văn bản thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả bởi các văn bản đã được sắp xếp khoa học vào từng thư mục. Đơn cử khi cần lấy nghị quyết nào thì tra cứu vào thư mục nghị quyết là lấy được văn bản ngay.