Gửi, nhận văn bản điện tử: Loại việc “ngâm hồ sơ,” minh bạch hóa

Từ ngày khai trương (tháng 3/2019), Trục liên thông văn bản quốc gia đến nay đã có trên 2,5 triệu văn bản được gửi, nhận điện tử giữa các cơ quan.

Thực hiện chữ ký số trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Ảnh minh họa.

Cục Kiểm soát thủ tục hành chính (Văn phòng Chính phủ) cho biết sau hơn 2 năm thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, đến nay, có 10.291 đơn vị thuộc các cấp đã sẵn sàng gửi, nhận văn bản điện tử.

Loại bỏ tình trạng “ngâm hồ sơ”

Tính đến thời điểm này, tất cả 94 bộ, ngành, địa phương đã kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử với Trục liên thông văn bản quốc gia.

Ngoài khối các cơ quan hành chính nhà nước, Văn phòng Chính phủ đã tổ chức kết nối tới Văn phòng Trung ương Đảng, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Ủy ban Giám sát tài chính quốc gia và cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị-xã hội (Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam), một số tập đoàn, tổng công ty nhà nước…

Từ ngày khai trương (tháng 3/2019), Trục liên thông văn bản quốc gia đến nay đã có trên 2,5 triệu văn bản được gửi, nhận điện tử giữa các cơ quan.

Theo tinh thần chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Hội nghị trực tuyến của Ủy ban Quốc gia về Chính phủ điện tử với các Ban Chỉ đạo xây dựng Chính phủ điện tử, chính quyền điện tử bộ, ngành, địa phương diễn ra vào tháng 2/2020, các bộ, ngành, địa phương triển khai thực hiện việc xử lý hồ sơ công việc trên môi trường điện tử bảo đảm hoàn thành chỉ tiêu được giao tại Nghị quyết 01/NQ-CP của Chính phủ.

Tháng 6/2020, tất cả các văn bản điện tử được gửi, nhận ở cả 4 cấp chính quyền, đáp ứng yêu cầu về nội dung, thẩm quyền, thể thức, ký số và xác thực theo quy định.

Hiện có 10.291 đơn vị các cấp đã sẵn sàng gửi nhận văn bản điện tử, trong đó có 116 đơn vị cấp 1; 2.956 đơn vị cấp 2; 889 đơn vị cấp 3; 6.328 đơn vị cấp 4.

Cục trưởng Cục Kiểm soát thủ tục hành chính Ngô Hải Phan cho biết lợi ích có thể đong đếm được của việc gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông văn bản quốc gia là giúp tiết kiệm cho ngân sách nhà nước 1.200 tỷ đồng hàng năm từ việc cắt giảm chi phí sao chụp và chi phí gửi, nhận văn bản qua đường bưu chính.

Bên cạnh đó, điều này còn giúp cơ quan hành chính nhà nước tiết kiệm được thời gian gửi, nhận văn bản, đẩy nhanh tốc độ trao đổi thông tin, văn bản và tạo sự minh bạch trong hoạt động này.

Những kết quả trên cho thấy, Quyết định 28 tạo ra một sự quản trị thông minh, thúc đẩy các cơ quan hành chính nhà nước đổi mới phương thức hoạt động, thay vì tư duy quản lý kiểu cũ dựa trên giấy tờ, “giấy trắng, mực đen,” để tiếp cận nền hành chính hiện đại, thông minh theo xu thế của thế giới, từ đó tạo lập nền tảng cho những bước phát triển mới của Chính phủ điện tử.

Nếu như trước đây văn bản từ Trung ương xuống địa phương hay văn bản từ địa phương lên Trung ương phải mất nhiều ngày, sử dụng lượng giấy và chi phí tốn kém, không có sự giám sát, giải trình nên thiếu minh bạch thì nay với việc gửi, nhận điện tử, văn bản đến chỉ trong vài giây và hoàn toàn có thể kiểm soát được đường đi, quá trình xử lý văn bản.

Như Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Mai Tiến Dũng đã nói, việc triển khai Quyết định số 28 đã góp phần thay đổi thói quen của cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức, hướng tới chỉ đạo, điều hành dựa trên dữ liệu và xử lý công việc trên môi trường điện tử, góp phần loại bỏ tình trạng “ngâm hồ sơ,” minh bạch hóa quá trình xử lý văn bản, hồ sơ công việc, nâng cao chất lượng, hiệu quả chỉ đạo, điều hành của chính quyền các cấp.

Theo Bộ trưởng Mai Tiến Dũng, trách nhiệm của cán bộ thi hành công vụ đã khác đi rất nhiều. Thực hiện Văn phòng Chính phủ phi giấy tờ, từ tháng 6/2018 toàn bộ hồ sơ công việc của Văn phòng Chính phủ được thực hiện trên môi trường điện tử, văn bản được lưu từng phút, từng giây, việc ký, nhận văn bản đều được điện tử hóa.

Nếu hồ sơ bị chậm trễ do thiếu trách nhiệm hay vì một lý do nào đó thì đều có sự giám sát của cơ quan và các cán bộ khác, từ đó nâng cao trách nhiệm của cán bộ thi hành công vụ, đặc biệt là trách nhiệm giải trình. Văn phòng Chính phủ cũng thành lập những tổ công tác để kiểm tra công vụ ngay tại Văn phòng.

Hiện toàn bộ công tác tham mưu, xử lý văn bản đều được thực hiện điện tử theo một quy trình khép kín từ khâu tiếp nhận, xử lý, phối hợp xin ý kiến, trình các cấp thẩm quyền đến khâu phát hành văn bản.

Việc ứng dụng chữ ký số cá nhân tích hợp trên thiết bị di động hỗ trợ lãnh đạo Văn phòng Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ có thể xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi, góp phần rút ngắn thời gian, hỗ trợ hiệu quả quá trình giải quyết công việc của lãnh đạo các cấp.

Tạo quy trình gửi, nhận văn bản điện tử khép kín

Khung pháp lý cho việc gửi, nhận văn bản điện tử, đảm bảo văn bản điện tử có hiệu lực như một văn bản “ký tươi” đến nay đã đầy đủ với các nghị định đã được Chính phủ ban hành thời gian qua như Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, trong đó quy định rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử; Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử…

Tuy nhiên, có thể thấy, so với mục tiêu Thủ tướng Chính phủ đặt ra là vào tháng 6/2020 toàn bộ văn bản điện tử được kết nối, gửi nhận thành một quy trình khép kín trong 4 cấp chính quyền thì vẫn chưa đạt yêu cầu. Vẫn còn nhiều địa phương chưa có sự kết nối, liên thông 4 cấp chính quyền.

Để thực hiện mục tiêu này, cần có sự vào cuộc quyết liệt của lãnh đạo các cấp, phát huy vai trò nêu gương, đi đầu trong sử dụng chữ ký số cá nhân phê duyệt các hồ sơ, văn bản điện tử ; ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc trên môi trường điện tử. Thực tế cho thấy, người đứng đầu không xử lý trên môi trường điện tử thì văn bản đó sẽ tồn đọng.

Bên cạnh đó, cần tiếp tục hoàn thiện hạ tầng cho việc lưu trữ hồ sơ điện tử; xây dựng cơ sở dữ liệu; cấu trúc quy trình thủ tục hành chính; chuẩn hóa form mẫu, thể thức văn bản; đào tạo nguồn nhân lực và các vấn đề liên quan đến thể chế…

Bộ trưởng Mai Tiến Dũng cho biết Văn phòng Chính phủ đang phối hợp với các bộ, ngành, địa phương từng bước hoàn thiện từ khâu soạn thảo, trình ký, ban hành đến khâu lưu trữ văn bản, tạo quy trình khép kín của một bộ hồ sơ; đồng thời, thực hiện các giải pháp về bảo mật, an toàn thông tin.

Ông cũng cho biết song song với việc thực hiện Quyết định 28, trong vấn đề xây dựng Chính phủ điện tử, Văn phòng Chính phủ đang tập trung xây dựng Trung tâm Báo cáo quốc gia, đẩy nhanh hoàn thiện Cổng Dịch vụ công quốc gia./.