Để nâng cao kỹ năng tổ chức công việc, bạn cần làm gì?

Không chỉ lãnh đạo mới cần tới kỹ năng tổ chức công việc. Bất cứ cá nhân nào cũng cần có kỹ năng tổ chức để làm việc một cách khoa học, chủ động, giảm đi những nguy cơ xấu như trễ thời hạn, trì hoãn, vỡ kế hoạch…

Nhưng làm thế nào để nâng cao kỹ năng tổ chức – một trong những kỹ năng thường thấy trong các tin đăng tìm việc làm? Dưới đây là 6 mẹo cơ bản giúp bạn nâng cao kỹ năng này.

Bắt đầu ngày làm việc sớm hơn

Trên lý thuyết, ai cũng có khoảng thời gian bằng nhau nhưng thực tế không hẳn như vậy. Cùng có 24 giờ mỗi ngày nhưng người biết sử dụng thời gian tốt hơn thì người đó sẽ có nhiều thời gian hơn. Chưa kể nhiều người còn biết cách sử dụng thời gian của người khác để làm việc cho họ.

Vì vậy, điều đầu tiên, hãy bắt đầu ngày làm việc của bạn sớm hơn. Khi đó, bạn sẽ có khoảng thời gian yên tĩnh cần thiết để tổ chức công việc của một ngày. Tất nhiên bắt đầu sớm hơn cũng có nghĩa bạn có thời gian để hoàn thành công việc nhiều hơn và chủ động hơn với công việc.

Vì thế, hãy coi thời gian như một loại tài sản để tận dụng nó hiệu quả nhất.

Chuẩn bị từ trước

Bạn muốn có một bản kế hoạch hoàn hảo, muốn các công việc được sắp xếp theo đúng tính chất, mức độ, khối lượng… thì phải chuẩn bị trước. Chuẩn bị ở đây vừa là tổ chức công việc cho hiện tại, vừa là dự trù kế hoạch cho tương lai.

Bạn hãy dự trù những công việc của một ngày, một tuần, một tháng. Hay đơn giản hơn là chuẩn bị công việc cho ngày mai, từ việc sẽ di chuyển như thế nào, làm việc nào trước, phải họp với ai, cần tài liệu gì…

Tất nhiên để chuẩn bị chu đáo thì ghi chú luôn cần thiết. Ghi chú khi nghe ý kiến đồng nghiệp, cấp trên; ghi chú khi hoàn thành công việc hay đánh giá công việc đang ở giai đoạn nào; ghi chú để phân bổ thời gian hợp lý… Vì thế đừng quên một cuốn sổ ghi chú và những việc cần chuẩn bị trước.

Tuân thủ kế hoạch

Bản chất của kỹ năng tổ chức chính là lên một kế hoạch hoàn hảo cho công việc và hoàn thành nó theo đúng những gì đã vạch ra. Vì thế, hãy sắp xếp công việc, ưu tiên những việc quan trọng, những việc cấp thiết, phân loại và phân bổ thời gian hợp lý. Đồng thời cần hạn chế tối đa nguyên nhân khiến bạn trì hoãn kế hoạch hay những việc khiến bạn xao nhãng. Thay vào đó là sự kỉ luật, tập trung và tuân thủ đúng kế hoạch mà bạn đã vạch ra. Đó cũng là cách để nâng cao kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả nhất.

Học cách ủy quyền

Người có kỹ năng tổ chức không phải là người làm giỏi tất cả mọi việc. Đó còn là người có khả năng ủy quyền cho người khác. Họ cũng là người biết cách “từ chối”, không tham lam và ôm đồm nhiều việc.

Nếu bạn đang ôm đồm nhiều việc, hãy học cách từ chối. Nếu bạn đang phải giao quá nhiều việc, cần sự trợ giúp của đồng nghiệp hãy mạnh dạn lên tiếng và yêu cầu sự giúp đỡ. Điều đó không có nghĩa là bạn trốn tránh trách nhiệm hay năng lực yếu kém mà bạn đang đảm bảo sự hiệu quả cao nhất cho công việc.

Dọn dẹp không gian làm việc

Sắp xếp không gian làm việc là một mẹo để bạn rèn luyện tư duy có tổ chức. Đơn giản không chỉ là câu chuyện dọn dẹp không gian gọn gàng để bạn làm việc tập trung hơn. Nó còn được coi là hoạt động rà soát lại đầu mục công việc, sắp xếp ngăn nắp, thứ tự.

Bạn có thể phân chia theo từng nhóm việc như đã hoàn thành, đang làm hay chưa làm…; công việc cần giải quyết gấp, công việc quan trọng… Ngay cả những thư mục trong máy tính bạn cũng nên phân chia khoa học, xóa bỏ tài liệu không cần thiết.

Đó là một cách hiệu quả giúp cho kỹ năng tổ chức công việc của bạn ngày càng hoàn thiện.

Sử dụng công nghệ

Ngày nay, có rất nhiều công cụ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Trong đó có những công cụ mà dẫu làm việc online, bạn vẫn có thể tổ chức, kiểm soát, theo dõi tốt công việc.

Vì thế, bạn hãy tìm hiểu những phần mềm, những trình duyệt… giúp bạn bao quát công việc, phân chia, kiểm soát một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hãy tận dụng công nghệ để nâng cao kỹ năng tổ chức công việc của bạn.

Nguyễn Lý