Công tác lưu trữ tài liệu: Từng bước chuyển đổi số, tạo hiệu quả tích cực

– Thời gian qua, Trung tâm Lưu trữ lịch sử (LTLS) tỉnh đã chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin, đẩy mạnh chuyển đổi số, số hóa tài liệu lưu trữ. Qua đó, tạo những bước chuyển tích cực, góp phần bảo quản, lưu giữ lâu dài tài liệu, từng bước tạo hiệu quả trong công tác chuyển đổi số chung của tỉnh.

Hiện nay, Trung tâm LTLS tỉnh đang lưu trữ hồ sơ, tài liệu của 32 cơ quan, tổ chức hành chính của tỉnh từ năm 1945 đến nay với trên 40.000 hồ sơ, tương đương 800 mét giá tài liệu. Với khối lượng hồ sơ, tài liệu khổng lồ như vậy, việc thực hiện chuyển đổi số, tăng cường lưu trữ hồ sơ, tài liệu trên môi trường điện tử là rất cần thiết nhằm tiết kiệm không gian, diện tích kho lưu trữ và tránh tác động của thời gian khiến tài liệu lưu trữ bị hỏng.

Viên chức Trung tâm LTLS tỉnh cập nhật hồ sơ, tài liệu lưu trữ lên phần mềm điện tử

Thực hiện Đề án “Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và thu thập hồ sơ, tài liệu điện tử vào LTTS tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2018 – 2025” của UBND tỉnh, năm 2022, trung tâm đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa trong công tác lưu trữ tài liệu. Tính đến ngày 10/11/2022, trung tâm đã số hóa và cập nhật lên phần mềm 560.688/621.356 dữ liệu văn bản, đạt 90%. Đây là những nguồn sử liệu đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế – xã hội của tỉnh. Việc số hóa đã giúp rút ngắn thời gian quản lý, tra cứu tài liệu; tăng hiệu suất lao động, tiết kiệm tối đa nhân lực làm nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu; tiết kiệm chi phí in ấn, phô tô tài liệu và vận chuyển văn bản. Cùng đó là giúp việc quản lý tài liệu lưu trữ được thống nhất, khoa học; rút ngắn thời gian thống kê, truy xuất.

Có được kết quả như vậy, những năm qua, Trung tâm LTLS tỉnh đã triển khai các giải pháp tích cực. Cụ thể, trung tâm đã xây dựng và ban hành kế hoạch triển khai công tác chuyển đổi số nói chung, kế hoạch tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và thu thập hồ sơ, tài liệu điện tử vào LTLS tỉnh đến toàn thể cán bộ, viên chức trong cơ quan, coi đây là nhiệm vụ then chốt, góp phần nâng cao chất lượng lưu trữ tài liệu. Trong đó, năm 2022, trung tâm giao Phòng Thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ và Phòng Hành chính, khai thác, bảo quản tài liệu lưu trữ chuẩn bị nguồn tài liệu, tổ chức scan và tiếp tục cập nhật lên phần mềm nội bộ thu thập, quản lý và khai thác dữ liệu lưu trữ điện tử đảm bảo yêu cầu đề ra.

Ông Nông Văn Sự, Phó Trưởng Phòng hành chính, khai thác, bảo quản tài liệu lưu trữ cho biết: Hiện tại phòng chúng tôi có 5 viên chức đang làm việc. Thực hiện theo phương án năm 2022, chúng tôi đã triển khai cập nhật số hóa tài liệu lưu trữ theo đúng quy trình. Mỗi ngày, chúng tôi tạo lập dữ liệu, số hóa được khoảng 1.000 văn bản cập nhật lên phần mềm. Việc số hóa tài liệu lưu trữ giúp ích rất nhiều cho chúng tôi trong việc tìm kiếm, giúp tiết kiệm thời gian so với việc lưu trữ văn bản giấy trước kia.

Đồng thời, trung tâm cũng bố trí đầy đủ trang thiết bị, máy tính cấu hình cao có kết nối Internet, máy scan cho đội ngũ cán bộ, viên chức trực tiếp thực hiện công tác số hóa; sử dụng kinh phí từ nguồn ngân sách của tỉnh cấp phục vụ nhập thông tin hồ sơ, văn bản và scan tạo file đính kèm văn bản. Ngoài ra, trung tâm cũng thường xuyên tổ chức khảo sát , tham qua thực tế tại các trung tâm lưu trữ Quốc gia, qua đó giúp cán bộ, viên chức học hỏi thêm kinh nghiệm, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ lưu trữ tài liệu nói chung và số hóa tài liệu trên môi trường mạng nói chung.

Bà Mạc Thị Cúc, Giám đốc Trung tâm LTLS tỉnh cho biết: Từ nay đến hết năm 2022, chúng tôi sẽ tiếp tục việc số hóa và cập nhật dữ liệu tài liệu lưu trữ lên phần mềm điện tử đạt 100%. Cùng với đó, trong năm 2023 và những năm tiếp theo, chúng tôi sẽ đẩy mạnh sử dụng, khai thác và phát huy các tài liệu lưu trữ đã được số hóa để giới thiệu đến công chúng gần xa…

Tài liệu lưu trữ có vai trò rất quan trọng, chứa đựng nguồn thông tin quá khứ có độ chính xác cao và chứa đựng giá trị đặc biệt trong quá trình xây dựng và phát triển của tỉnh. Chính vì vậy, việc số hóa, lưu trữ nguồn tài liệu này trên môi trường điện tử là việc làm cần thiết, giúp bảo quản lâu dài khối tài liệu giá trị này. Với những cách làm cụ thể, Trung tâm LTLS tỉnh đã triển khai có hiệu quả công việc này đảm bảo tiến độ và yêu cầu đề ra.