Chuyển giao nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả cho bưu điện:Tiện cho dân, lợi cho cơ quan, đơn vị

- Những năm gần đây, mô hình chuyển giao nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính (TTHC) cho bưu điện đã được nhân rộng và triển khai tại một số bộ phận “một cửa” trên địa bàn tỉnh. Việc làm này đã đem lại kết quả tích cực, góp phần tạo sự tiện lợi cho người dân, tiết kiệm nhân lực, chi phí cho các cơ quan, đơn vị trong tỉnh.

Hiện nay, toàn tỉnh có 1.773 TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan hành chính nhà nước. Hằng năm, lượng hồ sơ tiếp nhận và trả kết quả lớn tập trung vào một số lĩnh vực như: tư pháp; tài nguyên và môi trường; bảo hiểm... còn lại có những lĩnh vực phát sinh rất ít hồ sơ nên việc bố trí nhân lực trực tại bộ phận “một cửa” như thời điểm cách đây 4 - 5 năm về trước mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến công việc chuyên môn. Vì vậy, việc triển khai mô hình chuyển giao nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả cho bưu điện được xem là giải pháp tối ưu.

 Từ mô hình thí điểm

Từ tháng 10/2020, thực hiện Quyết định số 1778/QĐ-UBND ngày 11/9/2020 của UBND tỉnh, Bưu điện tỉnh đã thực hiện thí điểm nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC thay 6 sở, ngành tại Trung tâm Phục vụ hành chính công (PVHCC) tỉnh. Sau 6 tháng thí điểm, đến tháng 4/2021, Bưu điện tỉnh đã nhận chuyển giao chính thức nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC đối với 4 sở, ban, ngành gồm: Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Ban Quản lý Khu kinh tế cửa khẩu Đồng Đăng - Lạng Sơn. Tháng 7/2024, Bưu điện tỉnh đã nhận chuyển giao thêm nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC của Sở Tài chính. Trung bình mỗi năm, nhân viên bưu điện đã tiếp nhận và chuyển trả kết quả hơn 800.000 hồ sơ TTHC, trong đó 100% hồ sơ được trả đúng hạn đến tay người nhận.

Ông Bùi Đức Trung, Phó Giám đốc Trung tâm PVHCC tỉnh cho biết: Có thể nói, Bưu điện tỉnh thực sự là “trợ thủ đắc lực” trong thực hiện việc tiếp nhận, trả kết quả hồ sơ TTHC cho 5 sở, ngành. Việc này đã giúp các sở, ngành giảm tải công việc, giảm áp lực, nhân lực từ 10 công chức xuống còn 2 nhân viên bưu điện làm việc tại trung tâm. Đồng thời, cơ sở vật chất như: máy tính, bàn ghế làm việc… tại trung tâm cũng giảm xuống, góp phần tiết kiệm chi phí.

Để có được những kết quả như vậy, thực hiện chỉ đạo của Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam, UBND tỉnh, hằng năm, với phương châm “Bưu điện đồng hành cùng chính quyền xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp”, Bưu điện tỉnh đã quan tâm, chỉ đạo sát sao công tác này.

Bà Phạm Thị Thanh Xuân, Giám đốc Bưu điện tỉnh cho biết: Đơn vị đã chủ động chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị; bố trí 2 nhân viên đáp ứng yêu cầu về trình độ, năng lực thực hiện giao dịch hồ sơ TTHC tại Trung tâm PVHCC tỉnh. Đồng thời, Bưu điện tỉnh cũng thường xuyên cử cán bộ, nhân viên tham gia tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp vụ, kỹ năng tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ TTHC.

Ngoài ra, Bưu điện tỉnh cũng thường xuyên phối hợp chặt chẽ với các bộ phận có liên quan tại Trung tâm PVHCC và các sở, ban, ngành để tháo gỡ kịp thời các vướng mắc phát sinh, nắm rõ hơn về các quy định của TTHC đơn vị đang thực hiện tiếp nhận thay để thuận lợi trong quá trình hướng dẫn người dân khi đến giao dịch hồ sơ và tạo thuận lợi tối đa cho tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC.

 Nhân rộng cách làm

Nhận thấy những kết quả tích cực từ việc triển khai thí điểm tại Trung tâm PVHCC mang lại, ngày 27/6/2022, Chủ tịch UBND huyện Tràng Định đã ra Quyết định 1532/QĐ-UBND về việc ban hành kế hoạch thí điểm chuyển giao nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC cho Bưu điện huyện tại Bộ phận “một cửa” huyện. Đây cũng là huyện đầu tiên của tỉnh thực hiện việc chuyển giao này. Theo đó, việc tiếp nhận và trả kết quả 158 TTHC thuộc 32 lĩnh vực của công chức 8 phòng chuyên môn thuộc UBND huyện được chuyển giao cho 2 nhân viên Bưu điện huyện.

Ông Ngọ Quang Khải, Phó Chủ tịch UBND huyện Tràng Định cho biết: Trước đây, việc tiếp nhận và trả kết quả TTHC tại bộ phận “một cửa” huyện Tràng Định do 8 công chức của 8 phòng chuyên môn thực hiện. Đội ngũ này đều kiêm nhiệm, vừa thực hiện giao dịch TTHC vừa làm công tác chuyên môn. Vì hồ sơ TTHC phát sinh ít nên việc ngồi trực thường xuyên tại bộ phận "một cửa" huyện mất nhiều thời gian, ảnh hưởng lớn đến tiến độ thực hiện công việc của các cán bộ đó nói riêng và của các phòng chuyên môn nói chung. Kéo theo đó, việc bố trí cơ sở vật chất như máy tính, máy in, bàn ghế… in ấn tài liệu, văn phòng phẩm hằng năm gây lãng phí cho ngân sách huyện. Mô hình chuyển giao cho bưu điện đã góp phần tiết kiệm chi phí, nhân lực mà hiệu quả công việc vẫn được đảm bảo duy trì.

Nhằm triển khai tốt việc chuyển giao, UBND huyện Tràng Định đã phối hợp, đề nghị với Bưu điện huyện cử 2 nhân viên có trình độ, năng lực để thực hiện việc giao dịch hồ sơ TTHC; chỉ đạo các phòng chuyên môn có TTHC chuyển giao tổ chức tập huấn, hướng dẫn “cầm tay, chỉ việc” cho nhân viên bưu điện về các TTHC của 8 phòng chuyên môn được chuyển giao thí điểm… Nhờ đó, việc chuyển giao nhiệm vụ tiếp nhận, trả kết quả cho bưu điện đã phát huy hiệu quả. Kết quả từ giữa năm 2022 đến nay, 100% hồ sơ do nhân viên Bưu điện huyện tiếp nhận đều hợp lệ, kết quả được trả đúng và trước hạn đến tổ chức, cá nhân

Anh Lương Văn Ngọc, xã Đề Thám, huyện Tràng Định cho biết: Cuối tháng 8/2024, tôi đến Bộ phận "một cửa" UBND huyện Tràng Định thực hiện TTHC cấp giấy phép sản xuất rượu thủ công. Đến đây, tôi được nhân viên bưu điện hướng dẫn chuẩn bị các mẫu đơn, bản sao các loại giấy tờ cần thiết cho hồ sơ và tiếp nhận hồ sơ nhanh chóng, đúng quy định. Sau khi nộp xong hồ sơ tôi đã đăng ký nhận kết quả tại nhà qua dịch vụ bưu điện chứ không phải đi lên tận Bộ phận "một cửa" huyện để lấy nên tiết kiệm thời gian, công sức đi lại. Ngoài ra, tôi có thể hỏi thêm thông tin về nhiều thủ tục liên quan khác cùng một lúc thay vì phải gặp nhiều công chức.

Từ hiệu quả của mô hình này, ngày 6/8/2024, Chủ tịch UBND huyện Chi Lăng cũng đã ra Quyết định số 3579/QĐ-UBND về việc ban hành kế hoạch chuyển giao nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC cho Bưu điện huyện tại Bộ phận “một cửa” huyện Chi Lăng. Theo đó, từ ngày 15/8 đến hết ngày 31/12/2024, việc tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC của 8 phòng chuyên môn sẽ thí điểm chuyển giao cho Bưu điện huyện Chi Lăng đảm nhận. Nhân viên bưu điện huyện thực hiện tiếp nhận và trả kết quả giải quyết của 135 TTHC thuộc 32 lĩnh vực.

Chị Hoàng Thị Huế, nhân viên Bưu điện huyện Chi Lăng thực hiện tiếp nhận và trả kết quả tại Bộ phận “một cửa” huyện cho biết: Tôi được phân công tiếp nhận và trả kết quả TTHC thuộc tất cả các lĩnh vực của 8 phòng chuyên môn. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, tôi đã được lãnh đạo Bưu điện huyện cử tham gia lớp tập huấn về nghiệp vụ tiếp nhận, trả kết quả giải quyết hồ sơ TTHC và kỹ năng, giao tiếp ứng xử với tổ chức, người dân. Trên cơ sở các nội dung được tập huấn, hướng dẫn, đến nay, tôi đã nắm vững và vận dụng thuần thục quy trình tiếp nhận và trả kết quả của hồ sơ các TTHC. Nhờ đó, khi người dân có vướng mắc trong quá trình giao dịch, tôi có thể hướng dẫn nhanh chóng, chính xác. Từ ngày 15/8 đến nay, tôi đã tiếp nhận và trả kết quả được hơn 30 hồ sơ TTHC trước hạn.

Việc chuyển giao tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC cho Bưu điện tại Trung tâm PVHCC tỉnh và một số bộ phận “một cửa” cấp huyện đã đem lại kết quả tích cực, tạo thuận tiện cho người dân và đem lại lợi ích cho các cơ quan, đơn vị. Được biết, thời gian tới, Bưu điện tỉnh sẽ tiếp tục phối hợp với UBND các cấp mở rộng phương án chuyển giao nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC cho bưu điện; tham mưu đề xuất mở rộng phạm vi chuyển giao nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và chuyển trả kết quả giải quyết TTHC của các sở, ban, ngành tại Trung tâm PVHCC tỉnh để nhân rộng hơn nữa mô hình ý nghĩa, thiết thực này.