Chi Lăng: Mở rộng hệ thống văn phòng điện tử

LSO - Từ năm 2009, Chi Lăng triển khai áp dụng hệ thống văn phòng điện tử e-Office. Theo đó, UBND huyện và các phòng chuyên môn được ứng dụng. Để nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính ở cơ sở, năm 2014, huyện đã mở rộng hệ thống này đến cấp xã. Đến nay, 21/21 xã, thị trấn áp dụng e-Office vào công tác chuyên môn, nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành, góp phần hiện đại hóa hành chính.

Lãnh đạo UBND thị trấn Đồng Mỏ (Chi Lăng) xử lý văn bản qua phần mềm
văn phòng điện tử e-Office

Gần 1 năm nay, trên bàn làm việc của ông Lý Tiến Dũng, Chủ tịch UBND thị trấn Đồng Mỏ không còn chồng chất nhiều văn bản, giấy tờ phục vụ công tác quản lý, điều hành. Thay vào đó, ông xử lý công việc qua phần mềm e-Office. Các văn bản như giấy mời, công văn, thông báo, kế hoạch, báo cáo… đều được ông xử lý bằng file điện tử trên máy vi tính chứ không còn in bản giấy chuyển cho cán bộ liên quan. Ông Dũng cho biết: “Kể từ khi sử dụng e-Office, công việc được quản lý chặt chẽ, nhanh chóng, hiệu quả hơn. Đặc biệt là tiết kiệm được thời gian xử lý công việc, công sức lao động và chi phí văn phòng phẩm”. Ông Dũng ước tính, trước khi sử dụng phần mềm, thị trấn muốn gửi một văn bản đến UBND huyện nếu chuyển qua đường bưu điện cũng mất 1 đến 2 ngày. Muốn nhanh thì cán bộ trực tiếp mang đến UBND huyện cũng mất 15 -30 phút. Tuy nhiên, sử dụng e-Office thì chỉ vài giây, bản mềm đã được chuyển đến huyện sau 1 cái click chuột.

Không riêng thị trấn Đồng Mỏ, từ năm 2014 đến nay, 21/21 xã, thị trấn của huyện Chi Lăng được triển khai ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử. Được biết năm 2014 về trước, do chưa có hệ thống e-Office tại cơ sở, việc điều hành, quản lý, giải quyết công việc giữa UBND huyện với cấp xã đều thực hiện một cách thủ công: các văn bản giấy đến và đi được in sao gửi qua đường bưu điện vừa tốn chi phí văn phòng phẩm vừa mất thời gian, công sức của cán bộ văn thư giữa 2 cấp. Xã, thị trấn gần thì nhanh cũng phải mất 1 ngày, xã xa mất từ 2 – 3 ngày mới nhận được văn bản. Điều này ảnh hưởng đến công tác quản lý, điều hành của UBND huyện Chi Lăng. Năm 2014 đến nay, sau khi hệ thống này triển khai đến cấp xã, văn bản được số hóa trên máy vi tính, đồng loạt các văn bản (trừ văn bản mật) của UBND huyện đều được chuyển file mềm, trong tích tắc, các xã, thị trấn nhận được ngay để triển khai, thực hiện.

Chị Nguyễn Thị Hương, Quản trị mạng Văn phòng UBND huyện Chi Lăng cho biết: “Mỗi ngày, Văn phòng UBND huyện nhận và gửi rất nhiều văn bản đến và đi. Trong đó có nhiều văn bản giao dịch với cấp xã. 6 tháng đầu năm 2015, huyện chuyển gửi gần 400 văn bản đi đến các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn. 8 tháng đầu năm 2015 nhận trên 2.800 văn bản đến của các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn”.

Qua áp dụng, một số xã, thị trấn thực hiện tương đối tốt gồm thị trấn Chi Lăng, Đồng Mỏ, xã Bắc Thủy, Hòa Bình. Tuy nhiên còn một số đơn vị chưa phát huy hết tính năng của hệ thống như xã Chi Lăng, Quang Lang, Y Tịch… Ông Vi Văn Duy, Chủ tịch UBND xã Y Tịch cho biết: “Hệ thống được đưa vào sử dụng từ năm ngoái nhưng tôi chưa được tập huấn nên chưa biết sử dụng. Phần mềm này chủ yếu do cán bộ văn phòng sử dụng. Tuy nhiên, mấy tháng nay, cán bộ này nghỉ chế độ nên hệ thống gần như không hoạt động”.

Qua đây cho thấy, Chi Lăng đã quan tâm về hạ tầng kỹ thuật và các điều kiện khác để hệ thống văn phòng điện tử áp dụng rộng rãi từ cấp huyện đến cơ sở. Tuy nhiên, để hệ thống phát huy hết hiệu quả, đưa nền hành chính huyện Chi Lăng ngày càng hiện đại hóa thì ngoài việc triển khai, ứng dụng hạ tầng kỹ thuật, huyện cần quan tâm đến yếu tố con người trong quá trình sử dụng. Trong đó nên khuyến khích các lãnh đạo chủ chốt UBND cấp xã gương mẫu đi đầu trong sử dụng e-Office; thường xuyên tập huấn cách sử dụng phần mềm e-Office cho cán bộ, công chức cấp xã; yêu cầu các xã, thị trấn thực hiện hệ thống một cách thường xuyên và đồng bộ vào hoạt động quản lý, điều hành, tác nghiệp chung.

Bài, ảnh: Minh Đức