Cấp xã sẽ chỉ chứng thực văn bản có tính chất đơn giản?

Chứng thực bản sao từ bản chính: Không hề dễ

Theo Nghị định số 79/2007/NÐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Nói như Bộ trưởng Tư pháp Hà Hùng Cường, chứng thực là việc cơ quan hành chính Nhà nước, cụ thể là UBND cấp xã, huyện thực hiện việc chứng nhận một sự việc, văn bản mà không đề cập đến nội dung. Như vậy, nếu chỉ căn cứ vào các quy định trên thì người thực hiện chứng thực chỉ có nhiệm vụ đối chiếu giữa bản sao với bản chính, nếu nội dung của bản sao đúng như bản chính thì thực hiện chứng thực.

Và nếu chỉ hiểu như vậy thì việc này quá đơn giản. Tuy nhiên, chính các cơ quan thực hiện chứng thực lại cho rằng vấn đề này không dễ. Ðầu tiên, người tiếp nhận hồ sơ phải xác định được chính xác văn bản, giấy tờ đó có phải là bản chính? Tiếp theo, văn bản chính đó, liệu có thuộc trường hợp không được chứng thực?

Theo quy định của pháp luật, bản chính gồm bản chính cấp lần đầu và bản chính cấp lại. Thông thường bản chính được hiểu là phải có chữ ký, ghi rõ họ tên người cấp bản chính và đóng dấu “đỏ” của cơ quan có thẩm quyền cấp bản chính.

Mặc dù pháp luật quy định khá cụ thể các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính, song không phải cán bộ tư pháp cấp xã, phường nào cũng xác định được đúng, nhất là ở vùng sâu, vùng xa. Ðể xác định chuẩn và không chứng thực cho những bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo, là vấn đề không dễ.

Ðể xác định bản chính được cấp đúng thẩm quyền, đòi hỏi người thực hiện chứng thực không chỉ vững vàng về chuyên môn, nghiệp vụ chứng thực mà còn phải am hiểu khá rộng các lĩnh vực liên quan trong quy định về cấp bản chính.

Về vấn đề giả mạo, với những phương tiện, kỹ năng làm giả tinh xảo như hiện nay, việc làm giả giấy tờ là khá tinh vi, khó phát hiện bằng mắt thường. Trong khi đó, hầu hết các cơ quan chứng thực không được trang bị phương tiện để phát hiện giấy tờ giả. Vậy, làm thế nào để phân biệt văn bằng, giấy tờ giả với những cán bộ tư pháp phải kiêm nhiệm hàng chục đầu việc khác nhau, từ chứng thực bản sao giấy khai sinh, khai tử, xác nhận hộ khẩu, sơ yếu lý lịch thông thường cho đến hòa giải, thi hành án…?

Thực tế, thời gian qua nhiều người thực hiện chứng thực có thâm niên, kinh nghiệm chủ yếu phát hiện giấy tờ giả bằng… mắt thường. Nếu cán bộ làm công tác này không có linh cảm nghề nghiệp, kinh nghiệm, để phát hiện giấy tờ “rởm”, văn bản “giả” thì sẽ vô tình biến chúng thành giấy tờ, văn bản “thật” qua khâu chứng thực.

Luật làm khó luật

Thông thường, để các quy định của luật được chặt chẽ, “đón” trước những tình huống có thể phát sinh, các văn bản luật thường “chua” thêm phần “… và các quy định khác của pháp luật”. Tuy nhiên, chính điều này cũng gây khó cho những người thực thi.

Nghị định 79 quy định hai trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính: đó là những bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định của pháp luật và các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao.

Người thực hiện chứng thực khi tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao thì chỉ nhận được bản chính và chỉ có nhiệm vụ chứng thực theo đúng hình thức bản chính.

Nên trong trường hợp bản chính không ghi “không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng” thì người thực hiện chứng thực tại cấp xã, phường, thậm chí là Phòng Tư pháp cấp huyện, có khi cũng khó biết được pháp luật quy định những bản chính nào là không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng, những bản chính nào pháp luật quy định không được sao để từ chối yêu cầu chứng thực của dân.

Có nên trả một phần của chứng thực về tổ chức công chứng?

Thực tế, Nghị định 79 ra đời khi Luật Công chứng mới thực thi, các tổ chức hành nghề công chứng còn rất ít, yêu cầu công chứng, chứng thực lớn, đã tạo ra tình trạng quá tải, gây bức xúc cho người dân, tổ chức, xã hội… Nghị định 79 đã phát huy được tác dụng, góp phần giảm tải cho hoạt động công chứng lúc bấy giờ, đặc biệt là các Phòng Công chứng.

Về bản chất, công chứng là việc thực hiện cả công chứng lẫn chứng thực, cả hình thức và nội dung các giao dịch, hợp đồng, văn bản, giấy tờ khác theo yêu cầu khách hàng. Do đó, nếu được công chứng, người dân sẽ nhận được sự an toàn về pháp lý cao hơn so với chứng thực. Vì thế, có ý kiến cho rằng, khi các tổ chức hành nghề công chứng đã đủ mạnh, không còn tình trạng ùn tắc, quá tải như trước, đã đến lúc trao trả chứng thực về tổ chức này. Tuy nhiên, nếu thực hiện quy trình cải cách “ngược” lại sẽ không tạo thuận lợi cho người dân như hiện nay.

Tại cuộc họp thứ nhất của Ban soạn thảo Nghị định của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Nghị định thay thế cho Nghị định số 79/2007/NÐ-CP; Nghị định số 04/2012/NÐ-CP và Nghị định số 75/2000/NÐ-CP), nhiều ý kiến cho rằng, việc xây dựng Nghị định này nhằm mục đích giảm áp lực công việc cho các Phòng Tư pháp và tạo thuận lợi cho người dân.

Một số điểm quan trọng của dự thảo Nghị định này sẽ được tập trung, đó là phạm vi điều chỉnh của dự thảo Nghị định; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận bản sao; thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch; giá trị pháp lý và thời hạn sử dụng của bản sao chứng thực; giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch được chứng thực; trách nhiệm của người thực hiện chứng thực…

Các ý kiến đều nhất trí việc giao cho UBND cấp xã chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản song ngữ; chứng thực một số loại giấy ủy quyền có tính chất đơn giản.

Tuy nhiên, để bảo đảm sự an toàn pháp lý của các giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch được chứng thực, một số thành viên Ban soạn thảo đề nghị Tổ biên tập nghiên cứu và cân nhắc lại việc giao cho UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, cũng như chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng.

Theo Thứ trưởng Tư pháp Ðinh Trung Tụng – Trưởng Ban soạn thảo, việc xem xét soạn thảo dự thảo Nghị định phải thực hiện trên tinh thần đơn giản hóa thủ tục hành chính, phân cấp mạnh mẽ cho UBND cấp xã, làm rõ mối quan hệ giữa công chứng và chứng thực.